Atualmente muitas empresas estão optando por contratar serviços terceirizados que administram as tarifas telecom, por perceberem que ao terceirizar a gestão de telefonia permitem que suas equipes de TI executem um trabalho mais eficaz além de focar apenas no seu core business.
Se você ainda não contratou por não saber exatamente o que esse tipo de serviço oferece, veja a seguir um resumo:
O serviço de Gestão de Custos de Telecom (TEM – Telecom Expenses Management)
A gestão de telefonia também é conhecida como Gestão de Custos de Telecom (em inglês, TEM: Telecom Expenses Management). Esta prática é baseada em 5 pilares principais:
• Gestão de Contratos – onde é feita a análise de contratos junto às operadoras e um estudo de tarifas, pacotes, minutos de voz, quantidade de dados contratados etc.
• Gestão de Uso – onde é acompanhada a utilização de cada usuário ou ramal, as ligações particulares e comerciais, e então é feito o rateio das ligações.
• Gestão de Faturas – onde é feita a análise das faturas, para saber se elas estão sendo cobradas de acordo com as tarifas contratadas, com o plano de minutagem etc.
• Auditoria de Devices – onde é feito um inventário de todos os dispositivos telefônicos da empresa, dos responsáveis por cada dispositivo, dos pacotes de minutos e dados que cada dispositivo utiliza de fato etc.
• Gestão de Despesas – pilar de atuação superimportante, onde é identificado se há desperdício de recursos, de minutagem e de serviços contratados que podem estar ocasionando custos excessivos.
Como dissemos, esses são os pilares principais da TEM e devem ser sempre seguidos como um tipo de boas práticas da gestão em telefonia.
É importante destacar, no entanto, que eles só podem ser colocados em prática com a ajuda de um software, que vai fazer toda a gestão das linhas e ramais, dar suporte para o inventário de dispositivos, fazer a bilhetagem correta das ligações, cruzar as informações em busca de cobranças indevidas por parte das operadoras, entre outras possibilidades.
O método Phonoway
Com base nos 5 pilares da TEM, a Phonoway desenvolveu uma solução completa de gestão de telefonia que visa atender empresas que estão em busca de reduzir seus gastos com telecom sem abrir mão dos serviços essenciais e, ao mesmo tempo, aumentar sua margem de lucro conforme esses custos vão sendo reduzidos.
A solução da Phonoway é modular, ou seja, o cliente pode optar por ter a solução completa (todos os módulos) ou contratar por módulos, que são os seguintes:
• Módulo de Gestão de Consumo, onde o software é calibrado com a gestão da operadora, possibilitando que não só a comparação de ligações efetuadas sejam auditadas (sistema de billing) como também se a duração das ligações estão sendo cobradas corretamente pela operadora. Além disso, há também a consolidação por centro de custo, o detalhamento de utilização e custo, os gastos por operadora, a estimativa de custos antes do fechamento da fatura, a previsão de gastos, a emissão de relatórios no modelo Drill Down etc.
• Módulo de Gestão Individual de Uso, que faz o acompanhamento individual das ligações de cada usuário (tanto ligações particulares quanto corporativas), o controle de gastos e monitoramento ativo (alarmes configuráveis de gastos por usuário) e o cadastro de ramais e telefonia móvel.
• Módulo de Gestão de Faturas, onde é feita a análise das tarifas aplicadas nas faturas (auditoria de faturas) para ver se elas estão condizentes com o que foi contratado, contestações em caso de cobrança indevida (abertura e acompanhamento de protocolo junto à operadora), relatório financeiro com histórico de contestações, relatório de rateios de custos, workflow de pagamentos, mapa de projeção de custos e gestão de contratos.
• Módulo de Gestão de Repasse, onde os custos com telecomunicação são analisados e repassados para os centros de custos correspondentes ou até para empresas terceiras que trabalhem utilizando a infraestrutura do nosso cliente. Neste módulo, há também o cadastro de um plano tarifário para repasse, dashboard de consulta, relatórios de consumo e relatórios com gastos de telefonia por período.
• Módulo de Auditoria de Devices, para inventariado dos dispositivos (fixo e móvel), associação do dispositivo ao usuário, serviços contratados que cada usuário possui e auditoria para detectar sub ou superdimensionamento de ativos de telefonia.
Auditoria retroativa de faturas
Outro serviço importante que nós prestamos dentro da Gestão de Custos de Telecom diz respeito à auditoria retroativa de faturas.
Ela funciona da seguinte maneira: quando o cliente tem ou teve uma operadora que ele acredita que fez cobranças indevidas durante o tempo de contrato, uma portaria da Anatel autoriza que ele faça não só uma auditoria como também uma contestação desses valores cobrados indevidamente.
Caso o cliente tenha realmente sido lesado pela operadora em questão, a portaria define que os valores cobrados indevidamente sejam ressarcidos em dobro ao cliente prejudicado.
Esse é um tipo de serviço que pode ser contratado à parte e que pode servir, inclusive, de balizador para que a empresa tome a decisão de contratar um especialista em gestão de telefonia.
O resultado da gestão de telefonia em números
Após alguns anos prestando o serviço de Gestão de Custos de Telecom (TEM) para muitos clientes, nós conseguimos observar e mapear muitas vantagens dentro de um processo de gestão de telefonia.
A mais importante diz respeito à redução de custos com telefonia versus o aumento de lucro que acontece gradualmente dentro do nosso processo de trabalho. Dividido em 3 fases (Levantamento e Análise, Estabilização e Gestão de Uso) e dentro de uma linha do tempo pré-determinada, nosso processo leva naturalmente à otimização dos recursos de telecom, ao aumento da eficiência das equipes e, claro, à queda no custo operacional e aumento da margem de lucro da empresa.
Alguns levantamentos recentes de clientes ativos nos levaram a números interessantes: os clientes que iniciaram um processo de gestão de telefonia conosco e que nos últimos anos (3 a 5 anos) não haviam feito nenhum tipo de gestão de contas ou de auditoria, conseguiram obter, em média, resultados de 30% de retorno já na 3ª fase da nossa Gestão de Custos de Telecom.
Esses são indicadores importantes e que viabilizam e dão crédito ao trabalho de gestão de telefonia, que nós acreditamos ser primordial para qualquer empresa hoje que queira aumentar seus lucros reduzindo gastos desnecessários.