Quando o assunto é videoconferência, um dos principais pontos de argumentação para que as empresas adotem o uso dessa tecnologia é a famosa redução de custos. Obviamente, esse é um fator decisivo para muitas organizações optarem por esse tipo de investimento. Mas os ganhos com essa solução vão muito além e podem passar até pela questão de agregar valor aos serviços prestados pela empresa.
Um exemplo clássico são os escritórios de advocacia, que utilizam a tecnologia para ganhar tempo na resolução de conflitos entre partes que estão distantes geograficamente. Ao utilizar a videoconferência e gravar suas reuniões de conciliação, os escritórios têm, ao mesmo tempo, uma ata da reunião e também uma comprovação perante o juiz de que as partes estão de acordo com o que foi acordado previamente.
Videoconferência consolidada no ordenamento jurídico
Com o advento da Lei n. 13.105/2015, que instituiu o novo Código de Processo Civil (art. 1045), o uso desse recurso tecnológico está definitivamente consolidado no ordenamento jurídico. Até mesmo a prática de atos processuais por essa via, tais como depoimentos das partes e testemunhas, além da hipótese de sustentação oral por parte dos advogados, estão contemplados.
Essa abertura do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) para a tecnologia de videoconferência tem possibilitado que muitos escritórios atuem de maneira mais uniforme em todo o território nacional, viabilizando uma economia em passagens aéreas e hospedagens que, muitas vezes, acabam indo para a conta dos clientes.
É claro que essas soluções acabam por reduzir os custos das operações, mas o valor agregado pela tecnologia à prestação do serviço acaba sendo um ponto de destaque e de diferenciação das marcas e empresas. Veja abaixo alguns exemplos da aplicação de videoconferência na área jurídica.
Realizar e gravar depoimentos em vídeo
Ao incorporar uma solução de videoconferência à sua atuação, muitos escritórios (mesmo os de pequeno porte) reduzem ou eliminam por completo a necessidade de serviços e produção de vídeos para gravação depoimentos. Essa possibilidade acaba se tornando um grande atrativo, uma vez que o mesmo equipamento que possibilita as reuniões online também faz a gravação e gera o arquivo que poderá ser enviado, posteriormente, às partes interessadas.
Aumentar a eficiência e reduzir gastos com deslocamento
Imagine que dois advogados de locais distantes e representando clientes diferentes precisem se encontrar para tratar das questões do processo. Provavelmente, um dos dois terá que se deslocar até o outro e, dependendo do assunto a ser tratado, mais de um dia será necessário para a resolução do assunto.
Com videoconferência, o tempo de deslocamento é zero e sobra mais tempo para resolver as questões do processo. A eficiência aliada à redução de custos permite que as horas faturáveis tenham um valor agregado maior, uma vez que o cansaço e o desgaste do profissional não entram na conta de seu desempenho e, portanto, não prejudicam o desempenho geral do processo.
Além disso, a videoconferência permite que clientes e advogados também possam se comunicar de maneira mais eficiente, mesmo estando na mesma cidade, e contribui para que as decisões sejam tomadas mais rapidamente, sem a necessidade de encontros presenciais.
Melhorar a comunicação entre unidades
Muitos escritórios têm unidades distintas. O uso de uma solução de videoconferência ajuda a manter as equipes alinhadas e permite que os colaboradores envolvidos em processos específicos estejam sempre a par dos acontecimentos, mesmo que estejam em viagem ou fora do escritório por qualquer outro motivo.